Ob Großkonzern oder Ein-Mann-Betrieb, jedes Unternehmen wird vom Finanzamt mit einer gewissen Regelmäßigkeit geprüft. Die Prüfung kann als Sonderprüfung zur Umsatz- oder Lohnsteuer oder als umfassende Betriebsprüfung erfolgen. Große Firmen unterliegen dabei häufiger einer Prüfung als kleine und mittelständische Betriebe.
Nachforderungen des Finanzamtes aufgrund einer Betriebsprüfung sind ärgerlich und finanziell schmerzhaft. Sie können für eine Firma und den Unternehmer erhebliche Liquiditätsengpässe bis hin zur drohenden Insolvenz bedeuten. Neben der eigentlichen Steuernachzahlung fordert das Finanzamt in der Regel noch Zinsen, schlimmstenfalls kommt noch ein Steuerstrafverfahren hinzu.

Es ist damit nachvollziehbar, dass viele Unternehmer einer solchen Tiefenprüfung durch das Finanzamt eher mit gemischten Gefühlen entgegen sehen. Dennoch lässt sich mit einer guten Vorbereitung und der umfassenden Unterstützung durch einen Steuerberater schon ein Großteil des Risikos deutlich minimieren.

Wichtig zu wissen:
Die Prüfungsmethoden der Finanzämter haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt!
Mit Hilfe einer zielgenauen, softwaregestützten Prüfung Ihrer Buchführung sowie ggf. einer Intensivprüfung Ihrer Kasse hat der Prüfer schon nach kurzer Zeit einen entscheidenden Einblick in Ihr Unternehmen. Anschließend wird sich der Prüfer darauf konzentrieren, möglicherweise aufgetretene Unschärfen und Fragen konkret zu prüfen. Das Finanzamt bedient sich unter anderem mathematisch-statistischer Auswertungen, um vermeintlich Ungereimtheiten in Ihrer Buchführung und Ihren Finanzen nachzuweisen. Als Unternehmer geraten Sie schnell in eine unkomfortable Defensiv- und Nachweissituation, die durch unbedachtes Handeln noch verschärft wird. Gewinn- und Umsatzzuschätzungen oder die Nichtanerkennung von Betriebsausgaben in erheblichen Größenordnungen sind die Folge!

Auch die der Finanzverwaltung zur Verfügung stehenden Informationsmöglichkeiten sind weitaus größer als noch in den vergangenen Jahren. Diese reichen von der sogenannten Kontrollmitteilung über erhaltene Einnahmen oder getätigte Ausgaben bis hin zu internen Datenbanken, anhand derer Vergleiche und Datenabgleiche vorgenommen werden. Nicht zu vergessen sind die sich allgemein bietenden Möglichkeiten des Internets.

Eine gute Vorbereitung und ein geordneter Ablauf der Prüfung sind die besten Voraussetzungen, die Betriebsprüfung erfolgreich für Sie – und nicht für das Finanzamt – zu Ende zu bringen.

Die Vorbereitung sollte dabei nicht erst mit Ankündigung der Prüfung, sondern am besten bereits im laufenden Geschäft beginnen:

• Achten Sie auf eine absolut ordnungsgemäße laufende Kassenführung, besonders bei bargeldintensiven Branchen wie Einzelhandel, Restaurants und Dienstleistern.
  Hier auftretende Unregelmäßigkeiten sind der erste Ansatzpunkt für Zuschätzungen durch das Finanzamt.
• Treffen Sie Beweisvorsorge, gerade bei außergewöhnlichen und unüblichen Geschäftsvorfällen.
  Denn vielfach ist es schwierig, sich an Einzelheiten von länger zurückliegenden Sachverhalten zu erinnern; geschweige denn, diese nachzuweisen. Im Zweifel kann schon eine Notiz oder ein Foto hilfreich sein.
• Dokumentieren Sie Vorher-Nachher-Situationen, z.B. bei Umbauten.
  Ein solcher Nachweis kann beispielsweise für die Frage wichtig sein, ob die Kosten sofort steuerlich abziehbar sind oder lediglich als Abschreibung über mehrere Jahre zu verteilen sind.

Eine Besprechung mit Ihrem Steuerberater ist spätestens unbedingt dann zu empfehlen, wenn sich der Prüfer zwecks Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung gesetzt hat. Im Gespräch kann beispielsweise geklärt werden, ob eine Verschiebung der Prüfung notwendig ist (Krankheit, Urlaub, Hochsaison) und wie die Vorbereitung der Prüfung am sinnvollsten gestaltet werden kann.
Wichtig ist zudem die Frage, ob eine Selbstanzeige beim Finanzamt erstattet werden soll. Damit kann unter Umständen Straffreiheit für eventuelle steuerliche Versäumnisse in der Vergangenheit erlangt werden – allerdings ist hier schnellstes Handeln gefragt!

Üblicherweise erfolgt die Prüfung im Unternehmen des Steuerpflichtigen. Stehen dort jedoch keine ausreichenden Räumlichkeiten zur Verfügung oder sprechen sonstige gewichtige Gründe gegen diesen Prüfungsort, kann die Prüfung auch in der Wohnung des Steuerpflichtigen, beim Steuerberater oder direkt im Finanzamt durchgeführt werden. Die jeweiligen Vor- und Nachteile sollten mit Ihrem Steuerberater diskutiert und abgewogen werden.

Sowohl zu Beginn der Prüfung als auch bei der obligatorischen Betriebsbesichtigung sollte Ihr Steuerberater anwesend sein, um auftretende Fragen beantworten zu können. Auch während der laufenden Betriebsprüfung ist eine umfassende Einbindung eines Steuerberaters sinnvoll. Er wird Sie in allen rechtlichen und sachlichen Fragen effektiv unterstützen:

• Welche Unterlagen muss ich dem Prüfer zur Verfügung stellen?
• Darf der Prüfer Arbeitnehmer oder Familienangehörige befragen?
• Kann der Prüfer auch Einsicht in private Unterlagen verlangen?
• Muss ich dem Prüfer Telefon und Kopierer zur freien Benutzung überlassen?
• Besteht die Gefahr eines zusätzlichen Bußgeldes oder gar eines Strafverfahrens aufgrund der Feststellungen des Finanzamtes?

Sie haben ein Recht auf laufende und umfassende Information über eventuell getroffene Feststellungen durch den Betriebsprüfer. Fragen Sie ggf. konkret nach. Haben Sie das Gefühl, die Prüfung „läuft aus dem Ruder“ kontaktieren Sie schnellstens einen Steuerberater. Er wird in einem offenen Gespräch mit dem Betriebsprüfer möglicherweise aufgetretene Missverständnisse ausräumen, vorrangig aber auch konsequent Ihre Rechte wahren und vertreten.

Den Prüfungsabschluss bildet die Schlussbesprechung. Sie sollten diese gemeinsam mit Ihrem Steuerberater wahrnehmen.
Ein Verzicht auf die Schlussbesprechung ist in der Regel nicht zu empfehlen. Im Rahmen dieser Besprechung können mit der Finanzverwaltung noch einmal ausführlich die jeweiligen Argumente ausgetauscht sowie Sachverhalte dargestellt und erläutert werden. In diesem Gespräch kann oftmals deutlich mehr erreicht werden als in einem sonst erforderlichen Einspruchs- oder Klageverfahren.

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